Что важнее всего при внедрении CRM систем? Причем этот вопрос актуален вне зависимости от того, идет речь об установке новой системы «с нуля» или о восстановлении и настройке уже существующей. Для людей профессиональный ответ на этот вопрос необходим по двум причинам. Во-первых, они не хотят заново изобретать колесо и наступать на одни и те же грабли. Во-вторых, любой человек хочет добиться максимальной эффективности инвестиций, что вполне нормально и оправданно. Итак, без лишних слов отвечаем на вопрос.
Сконцентрируйтесь на стратегии
Определиться со стратегией нужно еще на этапе принятия решения о целесообразности внедрения или восстановления CRM-системы. Необходимо четко понимать, каких конкретных результатов вы хотите за счет нее добиться, кто и для каких целей будет ею пользоваться, а также какие бизнес-процессы вашего предприятия должны дублироваться в рамках этой системы. На этом этапе забудьте о конкретных программных решениях. Вам нужно сперва определиться с четкими требованиями к CRM-системе, а уже после этого выбирать ту, которая сможет максимально удовлетворить эти требования.
Правильно назначьте ответственных за внедрение
На самом деле, правильный выбор ответственных за внедрение сотрудников является одним из важнейших факторов успеха всего проекта. С одной стороны, нет смысла вовлекать слишком много людей, с другой, нельзя упустить ни одной ключевой позиции.
Чем проще, тем лучше
Безусловно, новая CRM-система открывает захватывающие перспективы, и поэтому многие руководители пытаются набить ее функционал под завязку, чтобы ничего не упустить. Увы, в подавляющем большинстве случаев это дает обратный эффект. Не перегружайте систему кучей сложных функций, а начните лишь с самого необходимого. И только когда успешно освоитесь с базовыми возможностями, можно постепенно добавлять что-то более сложное. Не обрушивайте на головы своих сотрудников сразу все. Поверьте, среднестатистический пользователь просто не способен с этим справиться.
Импортируйте только нужную информацию
Все просто: почистите базу данных перед ее импортом в новую систему. Если там останется дублирующаяся, неверная или устаревшая информация, это запутает пользователей и значительно снизит эффективность работы системы. Выделите время, не поленитесь и трезво оцените важность тех или иных блоков данных. К примеру, вам точно нужны контакты 10-летней давности, которыми за весь этот период так никто и не воспользовался? Чтобы немного облегчить процесс, воспользуйтесь специализированными инструментами для очистки данных. Тем не менее, приготовьтесь к тому, что эта скучная работа в любом случае потребует довольно большого количества времени и внимания.
Автоматизируйте рабочие процессы
Грамотная автоматизация процессов позволяет быстро и успешно продвигать проекты от самого начала и до полного завершения. Это позволит значительно разгрузить персонал, избавив его от необходимости запоминания и ежедневного выполнения массы рутинных алгоритмов. Помимо благодарности сотрудников вы еще и получите уверенность в том, что каждый тип процессов выполняется абсолютно идентично за счет исключения человеческого фактора.
Отчетность и аналитика
Собираясь на встречу с консультантом по внедрению CRM-систем, обязательно подготовьте перечень всей необходимой вам отчетности, которая либо уже имеется на предприятии и нуждается в дублировании, либо в данный момент отсутствует, но должна быть предусмотрена функционалом CRM. Помимо прочего, это позволит консультанту лучше понять ваши задачи и ожидания от системы.
Проведите тестирование
Строго рекомендуется не пропускать этот шаг. Воспринимайте это как тест-драйв при выборе автомобиля. Пригласите ключевых топ-менеджеров и вместе прогоните систему по основным рабочим алгоритмам вашей компании. Вы же не хотите, чтобы уже в процессе использования выяснилось, что CRM работает вовсе не так, как вы рассчитывали.
Заранее запланируйте обучение персонала
Обучение является очень важной частью успешного внедрения системы. Конечно, большинство сотрудников не захочет учиться по полдня, особенно это касается отдела продаж. Однако свыкнитесь с мыслью о том, что обучение должно быть обязательным абсолютно для всех предполагаемых пользователей. Вне зависимости от сложности системы все должны четко знать и понимать, для чего внедряется система, как именно она оптимизирует их работу и как ее использовать для выполнения текущих задач.
Безусловно, внедрение CRM-системы – процесс не самый легкий, но он того стоит. Однако предварительно вам необходимо решить, какие задачи должна выполнять система, кто будет отвечать за ее внедрение и как будет проходить процесс обучения.
